Ключевые правила постановки производственного учета
Основной принцип производственного учета В нашем бизнесе есть три системы учета — производственная, бухгалтерская и управленческая. Задача производственного — вести учет выручки и товародвижения, а значит, формировать себестоимость производственного процесса. Производственный учет (ПУ) является основой всего финансового благополучия компании.
Жаль, но не все управленцы и финансисты понимают это. Часто финансовые директора и главные бухгалтеры полностью дистанцируются от этой темы, чем оставляют всю систему на откуп аккуратности и сообразительности калькуляторов. А последние не всегда бывают опытны и логичны в своих поступках.
Результат — разрушенный учет товародвижения, хаос и невозможность найти концы, плавающая и неуправляемая себестоимость, необъяснимые и не радующие результаты инвентаризации, воровство и беспредел во всем производственном процессе. И ключевая причина всего этого — отсутствие у директора понимания взаимосвязи прибыли с системами ПУ.
Основой прозрачного производственного учета (как и любого другого) является аккуратная работа с первичными документами. В данном учете важно, чтобы к накладным, актам, документам внутреннего перемещения и т.п. относились так же, как и к фискальным документам, то есть если нет подписи двух сторон, то нет и перемещения в программе. Документ подтверждает осуществленное действие, и только при наличии документа транзакция может быть проведена в программе производственного учета (ППУ).
Чтобы избежать учетного коллапса, важно не только заниматься производственным учетом осмысленно, но и придерживаться в этом ключевой парадигмы — все, что фактически происходит на предприятии, должно отражаться в программе производственного учета. Именно это даст вам возможность видеть в цифровом выражении реальную картину работы ресторана. А вот если начнете «причесывать» и «подтягивать за уши» результат, или рисовать одно, а по факту будет другое, то в этом случае вы никогда не будете понимать, что происходит, а значит, не сможете навести порядок. Стремитесь отразить все, как есть, а не порадовать босса красивыми данными. Лучше реальная горькая правда, чем причесанная ложь.
Производственный учет, как и бухгалтерский и управленческий, имеет структуру, систему и требует конкретики по всем направлениям, которыми он занимается. Основные системы производственного учета:
- Правила складоведения и перемещения товара
- Правила контроля входной цены
- Работа с номенклатурными справочниками
- Правила работы с рецептами, с коэффициентами отходов
- Правила списания товара.
Далее я разъясню детальнее некоторые важные моменты производственного учета.
Правила складоведения и перемещения товара нужны для того, чтобы организовать в программе производственного учета основные точки контроля товародвижения
Важно совместно с калькулятором определиться, куда приходуется товар, поступивший от поставщиков, какими процедурами он перемещается и в какие учетные подразделения.
Есть главные учетные склады. Их обычно три — главный склад продуктов, главный склад алкоголя, главный склад инвентаря и малоценного имущества. Сюда приходуется товар, поступивший от поставщиков.
Есть внутрипроизводственные склады. Они выделяются по принципу необходимости, перемещения, точек контроля, так как сколько этих складов, столько и сличительных ведомостей по итогам месяца можно сформировать и отработать. Товар на внутрипроизводственные склады поступает с главных складов методом внутреннего перемещения. Для внутреннего перемещения необходима организованная система заявок между подразделениями и складом и система внутренней передачи-приемки товара.
Самое неразумное — это не уделять внимания построению системы складов в ППУ. Проблем из-за этого может быть много, например, в этом случае может оказаться, что у вас появились «склады-фантомы», на которые материально ответственное лицо накануне инвентаризации «сбрасывает» несанкционированным перемещением то, что хочет скрыть. В другом случае, менее криминальном, вы просто не сможете видеть результаты инвентаризации по всем подразделениям, которые вам интересны, а будете получать суммовую сличительную ведомость и не сможете ответить, на каком из подразделений производства формируются ошибки процессов.
Правила перемещения между складами — это внутренний документооборот ресторана. Очевидно, что важно организовать правила реального, физического движения товара, а также подкрепить это первичными документами (накладными на внутреннее перемещение) с подписями лица, передавшего товар, и лица, принявшего его. В случае отсутствия крепких систем перемещения вы никогда не поймете, кто «косячит» — склад или кухня. Как часто бывает, сличительная ведомость склада не содержит никаких расхождений, чего не скажешь о кухне. Никогда вас это не удивляло?
Правила вскрытия складов и правила ключного хозяйства стоят на страже безопасности вашего товара и материальных ценностей. Стоит помнить, что в зоны хранения нельзя входить в любое время и тысячу раз за день, да еще и без материально ответственного лица.
Правила контроля входной цены
Если вы обсудили с поставщиком определенные условия по цене, важно помнить, что при поставке товара вам тоже важно гарантировать именно эту цену, а не другую. То есть важно поставить контроль входной цены. Не стоит думать, что если вы дали товароведу или кладовщику (лицу, ответственному за приходование товара в ППУ) табличку с приходными ценами, то он точно будет каждый раз проверять, такие ли цены в товарно-транспортной накладной поставщика. Это не так. Людям свойственно идти по пути наименьшего сопротивления. Поэтому стоит автоматизировать процесс контроля входной цены, внеся ключевые ценовые параметры в ППУ. При приемке товара программа должна извещать о том, что цена неверная, и ответственное лицо должно принимать решение о том, как поступать в каждой конкретной ситуации. Задача — не допустить приемки товара на склад по неправильной для компании цене.
Работа с номенклатурными справочниками — важный процесс, влияющий на прозрачность учета и его управляемость либо способствующий отсутствию порядка
Рецепт не создается один раз на тысячу лет. Наверное, нет более живого и меняющегося документа в учете, чем рецепт. Канули в лету те времена, когда калькуляторы считали и всех убеждали в том, что рецепт никогда нельзя менять. Важно отдавать отчет реалиям жизни — мы получаем товар с плавающим качеством. Поэтому важно проводить систематическую проработку входящего сырья. Особенно если речь идет о товаре, на который часто «плавает» коэффициент отхода, дорогостоящем сырье, о сырье, результаты инвентаризации которого не ясны. Проработка будет показывать флуктуацию коэффициента отхода, а значит, на базе ее стоит принимать решение о внесении правок в рецептуры. Иначе со временем рецепты становятся совершенно неактуальными. Сотрудники продолжают на кухне производить блюдо, ориентируясь на конечный результат — на тарелке гость
должен получить то, что соответствует стандартам компании по виду и вкусу, повара в процессе будут учитывать изменяющееся качество сырья. А рецепт устареет, и при каждой транзакции продажи блюда программа будет списывать не то количество, которое использовали сотрудники, а совершенно другое, чем будет создавать излишки или недостачи.
Рецепты требуют систематической актуализации, то есть перепроверки. Основная задача этой процедуры, которая должна проводиться не реже раза в 2–3 месяца по всему меню — это убедиться, что рецепты в ППУ реальны. Это значит, что если по ним готовить, получится то блюдо, которое вы согласовывали на дегустации.
Правила списания товара Основной ошибкой в работе со списаниями, как ни удивительно, является непроведение всех фактов порчи в ППУ. Важно поставить систему контроля за работой сотрудников таким образом, чтобы все факты были представлены руководителям и были проведены актами списания в программе. Еще один существенный момент, который не стоит упускать — это то, что активности в части расходования товара, которые подлежат списанию, разные. И речь идет не только о порче и бое, но и о том, что мы проводим по списанию товар и готовую продукцию, которую подвергли бракерированию, тот товар, который ушел на проработку, а также на обучение сотрудников. Поэтому стоит типировать акты списания, чтобы можно было отследить, какие суммы пошли на каждую активность. Более того, каждая группа списаний может нормироваться и подвергаться в том числе бюджетному контролю. Это дает возможность удерживать эти затраты в норме и в бюджете, что способствует контролю прибыли компании.
Еще несколько моментов в части работы с производственным учетом Правила работы с производственным учетом помогут держать ситуацию под контролем и наводить порядок в системе заранее, а не только, увидев факт, бежать и что-то исправляться. В случае если вы занимаетесь ПУ, вы ежедневно осуществляете контроль за тем, чтобы все документы в ППУ проводились в срок, чтобы проводился приход, внутреннее перемещение, списания и т.п. Также вам важно организовывать процессы промежуточных инвентаризаций и работы с результатами сличительных ведомостей. Не стоит забывать и о системе проработок и постоянной работе с рецептами.
Существует еще система правил инвентаризирования, которая может либо привести компанию к порядку в процессе инвентаризации и к ясным сличительным ведомостям, либо, в случае их отсутствия, может держать предприятие на уровне хаоса.
Выбор программы производственного учета (ППУ) является одним из важных моментов заложения основ качественного прозрачного производственного учета. Для осуществления этой работы качественно стоит продумать ваш запрос к функционалу программного продукта. Задайтесь вопросами к себе и конкретизируйте ключевые моменты функционала программы: - Учитывая выручку, важна ли вам будет система лояльности и скидочная система? - Возможно, вы уже сейчас понимаете, что вам нужны или будут нужны дополнительные сервисы, такие как автоматизированный учет рабочего времени? - Вы решили оперировать в части доставки товара, и этот процесс должен поддерживаться вашей ППУ. - Какие системы аналитики вам важны? Какая структура анализа и на каком уровне детализации должна реализовываться?
Лучше еще до покупки ППУ понять, соответствует ли функционал системы вашим сегодняшним потребностям и насколько он учитывает ваши стратегические планы развития.
Если вы уже оперируете в ППУ, которая не удовлетворяет вашим потребностям, встает вопрос о качестве построения отношений с разработчиками — если вы команда, то они будут доделывать программный продукт под ваши запросы. В данном случае будет важно одно - строить отношения исключительно по принципу все той же прозрачности, то есть вести официальную четкую переписку, планировать работу, согласовывать сроки, работать в команде, сплоченно. В этом случае вы получите крепкий результат.
Производственный учет не сложен и помогает в работе управленца в том случае, если руководитель участвовал в постановке структуры и правил ПУ, а также систематически ведет работу с данными.
